Toutes les bonnes raisons de dématérialiser les documents de votre carrière
Pour améliorer la gestion documentaire de votre carrière, il n’y a rien de plus efficace que la dématérialisation. Voici toutes les bonnes raisons de digitaliser les documents de votre site d’extraction.
Une meilleure organisation dans la gestion documentaire
La gestion des documents en version papier ne permet pas une organisation optimale des documents et des informations. Vos équipes perdent souvent du temps à retrouver les documents dont ils ont besoin et certains de documents se retrouvent parfois définitivement perdus.
Avec la dématérialisation, tout est stocké numériquement dans des dossiers spécifiques, avec la possibilité de retrouver facilement un document grâce au moteur de recherche intégré dans les logiciels de GED. La masse documentaire de votre entreprise est donc mieux organisée et plus facilement accessible.
Une meilleure collaboration entre les différents services
Une bonne collaboration entre les différents collaborateurs et services de votre carrière nécessite un partage d’informations simple et efficace. En effet, le service en charge de la gestion des livraisons doit avoir accès aux informations du bon de commande, le service facturation doit avoir accès au bon de pesée, le chauffeur et le client ont besoin d’un bon de livraison pour valider la commande… Grâce à la dématérialisation, les documents de votre carrière sont accessibles en temps réel (par exemple, depuis un logiciel de GED, un intranet…), afin que toutes les personnes ayant besoin de les consulter puissent y accéder.
Plus de productivité pour vos équipes
En dématérialisant les documents de votre carrière, vos équipes gagnent du temps sur la gestion documentaire. Les documents sont automatiquement classés et indexés grâce à des logiciels spécifiques comme les solutions de GED.
Elles ne perdent donc pas de temps à les classer dans des dossiers ou des archives. Et comme nous l’avons déjà expliqué précédemment, cette dématérialisation permet de retrouver en quelques secondes un document, notamment grâce au moteur de recherche intégré dans les logiciels de gestion documentaire.
Des coûts réduits
La dématérialisation réduit tous les frais liés à l’utilisation et la création documents « physiques », à savoir l’encre et le papier. Vous faites également des économies sur les frais d’envoi des documents, qui ne se fait plus par voie postale mais électroniquement (via un portail intranet, des messages EDI…). Enfin, le temps gagné sur la gestion documentaire permet à vos collaborateurs d’apporter plus de valeur ajoutée à votre société et par conséquent d’en améliorer la rentabilité.
Des documents sécurisés
La dématérialisation permet de conserver de façon sécurisée tous vos documents. Des sauvegardes peuvent en effet être faites automatiquement, vous permettant de récupérer vos fichier en cas de problème technique ou de suppression de documents. De plus, l’utilisation de logiciels tels que les solutions de GED vous permet d’avoir un historique des versions et de savoir qui a modifié un document et à quel moment.
Convaincu(e) par les avantages de la dématérialisation des documents pour votre carrière ? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur notre logiciel de GED (CARSA DEMAT) et les autres outils de la suite CARSABE destinés à la gestion des carrières.
