La GED dans l’industrie minérale : pourquoi s’y intéresser ?

La GED ou gestion électronique de documents est devenue incontournable dans les entreprises, et cela n’exclut pas le secteur industriel. Avec l’industrie 4.0 et la dématérialisation, il devient indispensable d’utiliser un outil permettant d’optimiser la gestion de toutes pièces digitales ou numérisées liées à votre site d’extraction. Et un logiciel de GED, accompagné d’une suite de gestion complète, vous aide à optimiser la gestion de l’ensemble de votre source documentaire.

Répondre à la dématérialisation

Les documents papier sont voués à disparaître. Toutes les procédures tendent à se dématérialiser, et ce phénomènes inclut tous les secteurs, y compris le secteur de l’industrie minérale.

Rien qu’au niveau des factures, la loi Macron oblige déjà les entreprises à produire des factures électroniques dans leurs relations avec les organismes publics. La loi de finances pour 2020 prévoit même « l'obligation de facturation électronique dans les relations interentreprises » (article 153). Mais au-delà, avec le développement de la signature électronique, des systèmes de pesage embarqué ou de l’eCMR, ce sont toutes les facettes de l’industrie qui sont touchées par cette dématérialisation.

Or pour s’adapter à la dématérialisation, il faut des outils pour stocker et gérer tous ces documents numériques. Et c’est là qu’un logiciel de GED entre en jeu.

Vers plus d’efficacité grâce au « zéro papiers »

La gestion électronique de documents a pour vocation d’optimiser la gestion des documents sur toutes les étapes de prise en charge d’un document (traitement, envoi et partage, stockage, archivage…). Cet outil vous permet de vous lancer dans une stratégie « zéro papiers », dans la vague de la dématérialisation présente dans l’industrie 4.0.

La GED apporte pour la gestion de votre carrière, un gain de productivité en offrant de nombreux atouts :

• La numérisation : vous avez encore de vieux documents papier qui traînent dans vos archives ? Certains clients ne sont toujours pas passés au numérique ? Avec la GED, vous pouvez gérer la numérisation des documents papier pour plus de sécurité et une meilleure organisation de vos dossiers.
• Le stockage sécurisé : la GED offre un vrai espace de stockage et d’échange sécurisé. Vous contrôlez les accès aux documents, pour que chacun n’ait accès qu’aux documents dont il a besoin. Vous garantissez également l’archivage sécurisé des documents en respectant les temps de conservation pour chaque type de documents (ex : les pièces comptables comme les bons de commande, bons de livraison, factures clients et fournisseurs doivent être conservés 10 ans).
• La traçabilité : vous suivez l’intégralité du parcours du document, en enregistrant et en horodatant les actions réalisées par les utilisateurs sur chaque document. C’est idéal pour le travail collaboratif, où l’on peut vérifier que le document que l’on consulte a bien été mis à jour et par qui.
• La facilité du partage des informations : avec un logiciel de GED, vous pouvez gérer les droits d’accès aux documents mais cela ne s’arrête pas là. Conçu pour vous faire gagner en efficacité, il permet une indexation précise (avec des métadonnées décrivant les documents). Il est ainsi facile pour les personnes ayant accès au logiciel de GED de retrouver les documents dont elles ont besoin.

Plus que la gestion des pièces comptables

La GED ne concerne pas que les documents comptables ou commerciaux (factures et BL…) mais aussi les documents techniques et procédures qu’il est important de conserver pour de futures utilisations. Toutes vos sources documentaires peuvent être intégrées au GED (ex : documents de sécurité, documents concernant la maintenance…).

Maîtriser la gestion de tous documents en version numérique vous permet d’être prêt pour la dématérialisation, qui va désormais concerner la traçabilité des déchets via les bordereaux de déchets dangereux.  En effet, une nouvelle plateforme appelée Trackdéchets est en cours de développement et va permettre de dématérialiser totalement le bordereau de suivi des déchets dangereux.

Une intégration parfaite avec votre logiciel de gestion obligatoire

L’interconnexion avec les outils utilisés au quotidien dans votre carrière (ERP, GMAO, Gestion du transport, Gestion des commandes…) est primordiale. Vous pouvez ainsi regrouper instantanément tous les documents concernant votre site d’extraction, de manière à ce que chaque département (logistique, transport, production…) puisse aller puiser ou mettre à jour directement les informations dans le logiciel de GED.

Avec CARSA DEMAT, le logiciel de GED de la suite CARSABE, vous disposez de toutes les cartes en main pour gagner en coûts de fonctionnement. N’hésitez pas à nous contacter pour en apprendre plus sur notre solution de GED.