La dématérialisation : un passage indispensable pour optimiser la gestion de votre carrière
La dématérialisation se démocratise dans tous les secteurs, même dans celui de l’industrie extractive. Pour améliorer la gestion de votre carrière, la dématérialisation est un passage obligé pour rester efficace et concurrentiel. Voici comment notre solution de gestion pour carrières peut vous aider à entrer efficacement dans l’ère du numérique.
Une obligation légale pour les factures
La facture électronique est obligatoire dans les cas où elle est adressée à un organisme public (ex: un établissement public, une collectivité territoriale...). Il s’agit d’une obligation progressive, déjà applicable pour les entreprises de plus de 250 salariés *.
Les entreprises ont aussi l’obligation d’accepter les factures électroniques de fournisseurs privés (pour les entreprises de plus 250 salariés uniquement*). Remarque : les entreprises ont pour l’instant l’obligation d’accepter les factures, mais pas de les émettre.
N’oublions pas non plus l’obligation légale de conservation des factures pendant 6 ans, qui peut être remplie même avec une version papier numérisée (mais sous certaines conditions comme la conservation des mêmes couleurs que l’original, l’interdiction des retouches, l’horodatage…).
Pour gérer les factures électroniques et numérisées, rien de tel qu’un logiciel de GED (gestion électronique de document). Pour répondre à ces besoins, nous avons développé CARSA DEMAT, un logiciel de GED et de dématérialisation spécialement conçu pour les carrières. Avec cet outil, vous stockez tous vos documents importants et vous pouvez même signer électroniquement vos bons et factures.
*Ces deux obligations seront applicables pour les entreprises de 10 à 250 salariés au 1er janvier 2019, et pour les entreprises de moins de 10 salariés au 1er janvier 2020.
Un avantage concurrentiel indispensable pour les clients
La production de factures automatique sous format numérique permet une transmission immédiate aux clients. Grâce notamment à un portail web, vos partenaires retrouvent leur facture dématérialisée (et toutes les pièces associées) en quelques clics et de façon sécurisée (par rapport à un envoi par e-mail dont la sécurité laisse à désirer). Cela permet à vos clients de mieux s’organiser et de vous répondre le plus rapidement possible.
Avec CARSABE, la combinaison CARSA DEMAT (pour la gestion des documents numérique) et le portail client eCARSA PORTAL vous permet de gérer et transmettre des documents à vos clients de façon rapide, sécurisée et avec un suivi précis.
Un avantage indéniable pour votre gestion
La dématérialisation vous permet de conserver tout type de documents (factures, reçus, bons de livraison, bons de pesée…) de façon sécurisée. En cas de contrôle, CARSA DEMAT vous permet de récupérer simplement les factures et autres documents archivés.
Dans la gestion quotidienne de votre carrière, elle permet à vos salariés de gérer les pièces nécessaires à l’accomplissement de leur tâche (comptabilité, gestion SAV…).
Elle est également un outil parfait pour garantir la traçabilité et le suivi précis des règlements, relances et échéanciers. Vous savez où vous en êtes dans votre relation avec chaque partenaire, et les actions qu’il vous reste à réaliser.
C’est enfin une solution très économique : les frais de papier, d’encre et postaux sont fortement diminués, vous permettant d’utiliser les économies réalisées sur d’autres postes.
