Industrie minérale : comment mettre en place la dématérialisation des documents ?

Vous souhaitez engager un processus de dématérialisation dans votre carrière pour gagner en efficacité ? Voici nos conseils pour y arriver et tirer profit au maximum de cette démarche de dématérialisation.

Faire le bilan et construire une stratégie digitale

Avant de vous lancer dans une vraie révolution numérique pour votre entreprise, pensez tout d’abord à réaliser un bilan :

• Quelles solutions sont actuellement utilisées pour dématérialiser les documents ?
• Où la digitalisation est-elle vraiment nécessaire dans votre carrière ?
• Quelles sont les priorités pour la mise en œuvre de la dématérialisation /li>
• Quelles sont les solutions logicielles qui peuvent vous aider à accélérer la dématérialisation ?

Les avantages de la dématérialisation ne sont plus à prouver : plus de sécurité et de traçabilité, un vrai de gain de temps pour vos équipes, plus de mobilité, un meilleur service clients… Mais pour vraiment profiter de ces avantages, il vous faut vraiment savoir où vous allez et bien avoir en tête vos objectifs. C’est ici qu’entre en jeu les spécialistes de la dématérialisation : les éditeurs de progiciels.

Se faire accompagner par un éditeur de solution qui connaît votre métier

Vous l’aurez compris, la dématérialisation au sein de votre entreprise ne s’improvise pas. Et pour mettre toutes les chances de votre côté, faites-vous épauler par un éditeur de logiciel spécialisé dans votre secteur d’activité.

Au lieu de vous vendre un logiciel banal logiciel de GED (gestion électronique de document) ou un quelconque ERP généraliste, un éditeur spécialisé dans votre secteur d’activité connaîtra parfaitement les besoins de votre entreprise et saura vous proposer une solution dédiée à votre activité. Vous allez disposer ainsi d’outils complétement adaptés au travail de vos équipes et qui vont réellement apporter une plus-value à votre carrière.

3 outils indispensables à mettre en place

Parmi les solutions proposées pour dématérialiser les documents dans une carrière, nous pouvons vous citer les 3 indispensables suivants :

• Portail web pour les commandes et les pièces commerciales : avec un portail web, vos clients peuvent directement passer commande en toute autonomie sur une plateforme en ligne. Vos équipes n’ont plus à traiter de mails ou d’appels téléphoniques et chaque commande du portail est intégrée directement dans votre logiciel de gestion. De même, vous pouvez utiliser ce portail clients pour le transfert de documents de façon sécurisée (chaque client ayant son compte où vous pouvez déposer des documents le concernant (factures, BL…)).
• eCMR et signature électronique : facilitez le travail de vos conducteurs en envoyant directement sur leur smartphone des lettres de voiture dématérialisées qui pourront être validées par signature électronique dès leur arrivée chez le client. Les équipes en charge de la gestion des commandes et de la facturation pourront de leur côté recevoir en temps réel la validation de la livraison et entamer le processus de facturation.
• Gestion des bons de pesée dématérialisés : pour plus de traçabilité, de sécurité et de rapidité, il est essentiel de passer aux bons de pesées dématérialisés. Un logiciel de gestion des bons de pesée va permettre de récupérer les bons de pesées directement depuis les chargeuses et les ponts-bascules pour transmettre de façon dématérialisée, sans impression, les bons de pesées aux conducteurs et autres destinataires (clients, contacts chantier, transporteurs).

Besoin d’aide pour vous lancer dans une vraie révolution numérique pour votre carrière ? N’hésitez pas à nous contacter ! Nous disposons de tous les outils nécessaires à la gestion de votre carrière, sablière ou site de recyclage, grâce à des solutions totalement compatibles avec la dématérialisation (portail clients, signature électronique, eCMR, gestion des bons de pesée dématérialisés, gestion de la traçabilité des déchets…).